Archiwum zakładowe to strategiczny element zarządzania dokumentacją każdej jednostki organizacyjnej – zarówno administracyjnej, edukacyjnej, jak i komercyjnej. Jego głównym celem jest nie tylko bezpieczne przechowywanie akt, ale również zapewnienie łatwego dostępu do nich, ich porządkowanie oraz nadzór nad całym cyklem życia dokumentów. Oto jak powinna funkcjonować profesjonalnie zorganizowana jednostka archiwalna.

Zakres obowiązków archiwum zakładowego

Działania archiwum zakładowego obejmują szereg czynności niezbędnych do zachowania ładu i bezpieczeństwa dokumentacji:

• Ewidencjonowanie oraz bezpieczne przechowywanie przyjętej dokumentacji,
• Odbieranie akt od jednostek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych po zakończeniu spraw,
• Porządkowanie nieuporządkowanych dokumentów przekazanych w przeszłości,
• Udostępnianie akt osobom do tego upoważnionym,
• Wycofywanie dokumentacji w przypadku wznowienia postępowań w danej sprawie,
• Wyszukiwanie potrzebnych informacji w zasobach archiwum,
• Współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego zakładania teczek,
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania upłynął,
• Dbanie o stan fizyczny przechowywanych dokumentów oraz podejmowanie działań konserwatorskich,
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego,
• Utrzymywanie kontaktów z archiwami państwowymi nadzorującymi pracę jednostki.

Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.

Kiedy dokumenty trafiają do archiwum zakładowego?

Papierowe dokumenty należy przekazywać do archiwum po dwóch pełnych latach kalendarzowych od zakończenia roku, którego dotyczą. Jeśli chodzi o dane na nośnikach cyfrowych:

• Elektroniczna dokumentacja, której zawartość została już przeniesiona do systemu EZD, może zostać uznana za kategorię Bc i podlega brakowaniu zgodnie z ustawą archiwalną.
• Dokumentacja cyfrowa, która nie została przeniesiona do EZD, powinna również trafić do archiwum zakładowego po dwóch pełnych latach.

Ważne: dokumentacja musi być uporządkowana i przekazywana zgodnie z ustalonym harmonogramem, zatwierdzanym przez archiwistę i kierownika danej komórki.

Archiwum zakładowe a składnica akt – najważniejsze różnice

Zasadnicza różnica pomiędzy archiwum zakładowym a składnicą akt wynika z rodzaju przechowywanej dokumentacji:

• Archiwum zakładowe powoływane jest w jednostkach publicznych i samorządowych wytwarzających dokumenty o charakterze archiwalnym,
• Składnica akt występuje w instytucjach, które nie generują materiałów archiwalnych, a jedynie dokumentację niearchiwalną.

Zasady działania obu jednostek określa ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r.

Warunki lokalowe i techniczne dla archiwum zakładowego

Lokal przeznaczony na archiwum musi spełniać szereg warunków zgodnych z instrukcją kancelaryjną. Wśród najważniejszych wymogów wymienia się:

• Położenie na terenie niezalewowym, dobrze oświetlonym i bezpiecznym,
• Umiejscowienie na parterze lub pierwszym piętrze budynku o odpowiedniej wytrzymałości stropów,
• Unikanie lokalizacji w piwnicach, na strychach oraz na wyższych piętrach bez izolacji,
• Zapewnienie odpowiedniej wentylacji, wilgotności i temperatury,
• Wyposażenie w biuro, magazyn oraz czytelnię,
• Obecność systemów alarmowych, przeciwpożarowych, gaszenia oraz zabezpieczeń antywłamaniowych.

Wyposażenie archiwum powinno obejmować:

• Regały metalowe, najlepiej przesuwne, zabezpieczone antykorozyjnie,
• Odpowiednie odstępy pomiędzy regałami (minimum 80 cm) i od ścian (minimum 5 cm),
• Sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności,
• Drabiny i schodki do dostępu do wyższych półek,
• Biurka, krzesła, szafy zamykane na klucz oraz wyposażenie czytelni.

Kto odpowiada za tworzenie archiwum zakładowego?

Archiwa zakładowe tworzy się w instytucjach publicznych, jednostkach samorządu terytorialnego oraz w innych jednostkach organizacyjnych, które mają obowiązek wytwarzania dokumentacji archiwalnej.

W przypadku resortów, każde ministerstwo powinno posiadać odrębne archiwum dla każdego działu administracji rządowej. Decyzje o utworzeniu archiwum podejmują:

• Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych – w przypadku jednostek ogólnokrajowych,
• Dyrektor właściwego archiwum państwowego – dla pozostałych podmiotów.

Prowadzenie akt osobowych a archiwum zakładowe

Archiwum zakładowe zawiera wiele dokumentów, w tym również akta osobowe pracowników. Dlatego jeśli jesteś kadrowcem, pracodawcą albo odpowiadasz za sprawy personalne? Nie ryzykuj kar za nieprawidłową dokumentację! Postaw na szkolenie z akt osobowych pracowników w Centrum Verte – praktyczne, aktualne i prowadzone przez ekspertów. Dowiesz się, jak prowadzić, przechowywać i archiwizować dokumenty zgodnie z najnowszymi przepisami. Zyskaj pewność, że wszystko masz pod kontrolą – i Ty, i Twoi pracownicy.

Kiedy wycofuje się dokumenty z archiwum zakładowego?

Jeśli dana sprawa, której dokumenty zostały wcześniej przekazane do archiwum, zostaje wznowiona, materiały mogą zostać wycofane z zasobów archiwalnych. Dzieje się to na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej. Archiwista w takim przypadku przekazuje akta z powrotem do jednostki.

Profesjonalne prowadzenie archiwum zakładowego to nie tylko obowiązek administracyjny, ale również wyraz odpowiedzialnego podejścia do zarządzania dokumentacją. Dzięki właściwej organizacji, instytucja zyskuje lepszą kontrolę nad obiegiem informacji, minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych danych i może efektywnie odpowiadać na potrzeby kontroli, audytów czy zapytań urzędowych.

Chcesz znać przepisy dotyczące akt pracowniczych? Zapisz się na szkolenia z akt osobowych!

Artykuł partnera.